有些朋友的领导会经常因为不会用网银、嫌麻烦等原因让员工垫付购买一些物品，最后攒到一起一段时间以后才能报销。这就需要我们有一个简单、方便的工具来记清楚每一项代付支出与报销款项，以免漏了哪一项就得自认吃亏了。工具/原料moreExcel或WPS表格等类似软件每一笔款项都认真记录的耐心详细操作流程1/8分步阅读

（一）新建一个Excel表格

最简便的方法：在桌面上空白处点击鼠标右键-新建-Microsoft Excel 工作表，

并将它命名为“报销清单”或者你喜欢的其他文件名。

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（二）建立框架

每一笔款项都应该记清楚“时间”“金额”“事由”“备注”，所以我们把这几项作为列标题先放在表格的第一行。

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（三）记录支出

把每一笔支出的时间、金额、事由、备注都清晰的记录在每一行中，以便以后对账或提交给领导时不至于迷迷糊糊。

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（四）记录变动

如果期间有某一笔出现了退款等导致金额变动的情况，建议在“备注”一栏中写清楚，且使用不同颜色区分。

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（五）自动计算总额

使用Excel的方便之处关键在于利用它自动计算的功能。在表格最后稍远一些的位置，金额正下方写入一个公式。如图所示，计算从B2到B15所有单元格内金额的总和，就在准备填写总计数额的单元格中写下这个公式（不含引号）：

“=SUM（B2:B15）”

（1）其中，“=”代表公式的开端；

（2）“SUM”代表求和公式；

（3）“（）”内代表公式的参数；

（4）“B2”代表纵向在B那一列、横向在2那一行的单元格，即图中第一条记录119元那个单元格；“B15”同理代表图中最后一条记录87元那个单元格；

（5）“：”代表连续，如“B2：B15”的意思即求从B2到B15所有数值之和。

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（六）进阶——表格框架成型后怎么在中间添加记录而不用重新写公式

（1）我们已经让Excel帮我们自动计算了总额，可是不能每记一条记录就重新写一遍公式吧。所以我们在“总计”行与上面大片的记录行之间预留一或两行空白行，并让总计的公式把空白行也计算进去。因为空白行没有数据，所以不影响总计。

（2）在最后一条记录后面那个空白行用鼠标右键点击行号（如下图一中我右键点击的16），在右键菜单中点击“插入”，就新添加了一行空白行，我们在这行空白行上添加新的记录，如下图二所示，总计金额会自动加上刚才我们添加的新记录的金额。

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（五）记录报销和退款

期间有报销金额但是又没有报销完怎么办呢？我们可以记录一笔负数表示报销（因为正数要表示支出哦~），这样相加总计数额为正的话说明没报销完，总计数额为0的话说明完全报销，总计金额为负的话就说明你报销多了哦。

建议报销的记录换一种颜色表示，以后好对账。

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（六）添加个图例吧

如果你的垫付、报销记录还要提交给公司或者领导审阅，为了让这个表格更具识别性，可以添加一个图例。我把我设计的图例发上来大家可以参考。

注意事项

资金流向是你和公司的隐私，建议把这个文件加密

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