打开已编辑好格式的word文档，切换到“视图”卡，选中“文档结构图”。

在正文中任意一个“一级标题”上右击鼠标，在弹出菜单中选择“段落”

在弹出对话框中，依次选择“缩进和间距”——“大纲级别”，在后面下拉框中选择“1级”后，点击“确定”按钮保存。

选中刚设置好格式的文字，双击“格式刷”按钮，复制格式。

依次选中其它的一级标题，将复制的格式应用到上面。

在正文中任意一个“二级标题”上右击鼠标，在弹出菜单中选择“段落”，在弹出对话框中，依次选择“缩进和间距”——“大纲级别”，在后面下拉框中选择“2级”后，点击“确定”按钮保存。

再按照步聚4~5,将设置好的二级标题格式应用到全部的二级标题上。

如果有“三级标题”或更多级标题，只需按照步骤2~5，修改相应标题段落所对应的“大纲级别”即可。

完成所有标题格式设置后，你就可以看到右侧“文档结构图”已成功生成。下面来完成目录的最后生成。拖动文档回到文档开头。把鼠标定位到文档最开始位置。依次点击“引用”——“目录”——“自动目录1”，生成目录。

选中生成的目录，可设置文字大小、段落格式进行美化。至此，文档结构图和目录均成功生成。

当然，你也可以将设置好的各级标题格式，按以下步骤另存为新快速样式，以备下次使用。如：选中设置好的一级标题，依次点击“开始”——“应用样式”——“将选择内容另存为新速样式”。

在弹出对话框中，输入名称，如“一级标题”，点“确定”保存。

以后需使用“一级标题”格式，只需选择文本后，点击工具栏中“一级标题”样式即可。其它标题样式可按照步骤9~10操作即可。