首先确立参会人员，不相关的人员或者与会议内容无关紧要的人员不要安排参加会议，会后在会议总结邮件中抄送相关人员即可。

明确会议主题与会议目的，一个没有主题的会议叫茶话会而不是真正的会议，真正的会议是有主题，通过会议信息沟通而达成某种目的行为。

会前通知很重要，提前告知参会人员需要准备的材料与会议的主体内容，这样有助于让参会人员提前知悉会议的大体内容，有助于参会人员梳理工作，将问题与解决方案提前准备好，不会在会上花大量时间去思考如何解决问题。

禁用PPT，很重要的一点，除非要给客户做演示，内部会议应该取缔PPT，目前很多大公司开会都是禁用PPT的，包括像亚马逊、苹果这样的公司，PPT首先给发言者较大的精神压力，需要花时间去制作精美的页面效果，然后在会中还需要对大家进行一张一张的讲解，对于内部会议来讲PPT是个浪费时间效率低下的工具。

控制word文档长度，重要的文件需要缜密的文字描述时，word文档的长度要控制，亚马逊规定的会议word不能超过6页，即使再多的问题精简下来一般也不会超过6页，这是对参会人员缕清思路非常有帮助的。

减少讨论，在会议中最浪费时间的是领导无意义的发言与成员见无意义的讨论，这样会拖长会议时间，降低效率同时容易造成会议偏离主题，这要求参会人员罗列清楚各自固定不能更改的需求与目前面临的问题，会议最好是以陈述为主。

选择节点，在会议中领导应该选择好的节点进行统一总结，将大家的问题在会议中当面解决，提一个问题解决一个问题比把所有问题罗列下来后再统一去解决的效率高的多。

会后总结，一个会议有没有意义通过会后总结是最能体现的，会前所面临的问题是否都得到解决，在会后总结的邮件中就能够完全体现出来，一方面能够告知参会人员最后针对某些问题定下来的解决方案是什么，另一方面告知那些为参会的但与之相关的人员工作中产生的变化或新的决策，有助于提高工作效率。