插入透视表，首先需要选择要分析的数据区域，或者选择数据区域内的任意一个非空单元格，然后再“插入”菜单选择“数据透视表”选项，打开“创建数据透视表”对话框。

分别输入数据的引用区域和输出区域。引用区域一般系统会自动填写，也可以手动更新数据区域。输出区域即放置透视表的区域，既可以选择新的工作表，也可以与数据源放置在同一工作表内的其他空白区域。一般来讲，当数据源工作表的数据很多时，输出区域应该选择新的工作表。

字段是透视表操作的基本元素，数据表中每一列的列标题就是透视表中的一个字段，对透视表的操作也是对各字段进行的排列组合和分类汇总。这些字段的组合和分布构成了透视表的四个重要区域，分别是筛选字段区域、行字段区域、列字段区域以及值显示区域。

筛选字段区域主要为放置需要对其中内容进行筛选限定的字段，通过对筛选字段的筛选，实现不同选项下的结果呈现。这一字段的内容不会直接显示在透视表中。行字段是数据透视表中放置在行方向上的字段，列字段则是放置在列方向上的字段，值显示区域放置用来统计或汇总的项目。

以下图为例，各字段区域的位置如图所示：

注意： 有时我们可能会遇到一个工作表无法插入透视表的情况，系统提示为数据透视表字段名无效。出现这种情况一般都是因为数据表中某一列或某几列的表头为空造成的，需要检查数据表的表头并补充完整。