首先我们打开文档后找到对应需要标注的位置，然后把鼠标光标移到到需要标注的位置。

接下来，则在文档的上方找到“插入”这时会出现一个横排窗口，在中间位置则有“批注”，如图1：

这时我们只需要点击“批注”文档中自然也就插入了一个对应的批注了，这种情况一般是从我们光标的位置开始往后出现横线，旁边出现标注附栏。如图2：

最后我们只需要在其批注栏加入自己的批注即可，可以是说明，也可以是修改的建议，或者是其他公司领导相关的建议等等。如图:3：

如果是整段的文字都需要批注时我们可以选定该段文字后再点击批注，这样该段文字会全部有批注的底色，在阅览时也就一目了然了。