电子发票和纸质发票基本用途和使用规定几乎都一样，因为方便所以使用也越来越普遍，企业以后会接收更多的电子发票。但是电子发票也存在一些使用的缺点，因为电子发票可以重复打印，甚至还可以PS篡改金额等信息，这使得在电子发票入账的时候既要先查验发票的真伪，又要防止同一张发票打印多次重复入账的问题。工具/原料more智能手机电子发票第一种方法：采用表格人工登记1/3分步阅读

使用Excel表格登记，每收到一张电子发票，录入发票号码和发票代码以及发票金额等核心数据。表格里可以设置重复录入相同发票号码高亮显示，这样能对重复发票信息进行提醒。

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制度比较完善的，财务专门还注册一个邮箱来收取发票，员工在申请开票时，留下财务部的专设邮箱，统一收取发票打印。还有公司甚至买二维码扫码枪帮助录入到表格，也比较方便登记。

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但是人工登记的缺点是：效率低而且工作繁琐，浪费财务人员大量的时间，发票量大的工作量非常大，而且容易出错。

第二种方法：电子发票管理软件1/3

很多公司有OA财务报销系统，或者专门单独买个saas的发票管理服务。这些系统可以批量收集发票处理相关报销事项，市面上的这类系统还不在少数。

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这些企业财务软件也有所差异，有些还要单独下载安装才能使用，而且多为PC端的软件，还要连接扫描软件才能把发票信息收集到系统里，只是电子化了流程，并没有提高财务人员入账的效率。

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这种方法的缺点是：整个公司的报销制度和流程可能得围绕这个系统来转，这样会增加管理成本可能还招致员工的诸多抱怨等、另外也没有提高多少办事效率。单独开发系统或者购买系统也需要成本。

第三种方法：手机快捷入账工具1/6

发票入账无非是要解决发票真伪、入账效率和查重效率几个关键环节，手机快速入账工具就是高效且低成本的解决方案。

手机快捷入账工具有两种入账方式：手机单独扫码入账和批量导入电子发票入账。前者适用于少量的情况，后者适用发票多的情况。批量上传电子发票入账，不用一张一张的扫描录入。

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手机单独扫码入账。首先打开电子发票快捷入账工具，对准电子发票页面二维码扫码。

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扫码之后可以看到发票的基本信息，确定该票是否真实有效，金额没有被篡改，若该发票要入账的话，点击确定入账选择入账日期，即可把该发票入账，这样这张发票就被使用已入账了。

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已经入账成功了，这张电子发票就会显示“已入账”标识，如下图所示：

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当再次扫描已经入账的电子发票是，系统就会自动提示该电子发票已经入账，有效的避免了电子发票又被拿去做账，防止二次入账。

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批量导入电子发票入账。当公司需要入账的发票比较多的时候，可以统一批量上传导入到发票系统，只要是入过账的电子发票，以后再扫描就会提示“已入账”标识，提醒财务人员不要重复使用。

注意事项

电子发票容易出现重复入账，同一张打印多次重复报销的情况；

传统的方法比如人工登记发票代码等信息，耗时耗力容易出错；

既可以快速辨识发票真伪，同时又能辨别发票有没有被使用的工具很有必要；

手机快捷入账工具旨在解决电子发票重复入账和被重复报销的问题。