沟通联系，了解情况。与上级部门进行电话联系，详细了解调研人员组成、乘坐交通工具以及到达的具体时间。

请示领导，拟定方案。根据了解到的情况，向副领导请示并按照指示精神拟定接待方案。方案包括接待人员分工，行程安排以及应急预案。

上报方案，审批确定。把初步拟定的方案通过电子邮件的形式向领导汇报，然后将根据领导指示修改并确定最终方案。

反馈行程，筹备接待。把接待方案及时反馈给上级单位联络人员，同时下发通知给参与座谈会和实地调研的单位和部门，要求大家做好准备工作，同时按领导指示安排好车辆，影像设备及发言材料。

联络协调，服务调研。按照接待方案要求，协调好调研接待及调研过程中的服务工作，调研结束后，将此次调研过程中的文字和影像资料进行整理，图文并茂向领导汇报总结。