打开一个“出勤统计表”，我们看到里面有“部门”列。如果不想每次都输入部门名称，可以采用以下方法：

将“部门”这一列选中，依次点击“数据”——“数据验证”。

在弹出的“数据验证”对话框中，进入“设置”标签，“验证条件”允许“序列”。

在“来源”框中输入“人事部，财务部，业务部，行政部，营销部”，中间的“逗号”在英文状态下输入。单击“确定”。

返回到excel，在需要输入部门名称的单元格单击，单元格右侧会出现下拉按钮，击按钮后会弹出下拉框，在里面选择部门就可实现不打字输入的功能了。

如果需要选择输入的部门名称太多，还可以用下面这种方法：

在L2单元格输入“部门名称”，L3以下单元格输入各部门名称。如图。

按照前面的方法，选中“部门”列，进入“数据验证”对话框，击“来源”右侧的按钮。

看到下图后，用鼠标选取刚才输入的“部门名称”列，再次点击右侧按钮，返回“数据验证”对话框，可以看到在“来源”框中已经选中的数据区域。击“确定”就可以生效了。