在企业中既要做到禁止外发文件，又要保证不影响员工正常使用的方法还是有的，管理者可以用域之盾文档透明加密对员工电脑常用的文档类型进行加密，加密之后文档类型下的文档就不能随意外发了，加密后的文件不影响员工在局域网电脑的使用，任何外发文件在终端电脑打开都是乱码的情况；

还可以通过限制U盘使用来达到管理U盘使用的目的，能够设置U盘使用权限，如仅读取、仅写入和禁止使用，管理者可以针对不同部门设置不同策略；还能够禁止USB移动存储、蓝牙、光盘刻录及任何新设备，有效防治外部设备随意接入盗取重要资料而导致泄密；

除了以上两种操作方法之外，通过文档安全的方式限制员工使用应用程序发送文件也是可以的，比如限制邮件客户端、网页和聊天工具等外发文件，能够在一定程度上解决员工通过网络去泄密事件发生，从多个角度对电脑文件进行保护，让数据更安全。