打开Outlook客户端软件，点击上方菜单栏的“文件”菜单项。

在打开的页面中：

1. 点击“清理工具”按钮；

2. 在打开的选项菜单中，点击“存档”项，打开“存档”操作窗口。

在“存档”操作窗口中：

1. 选择需要存档的文件夹，比如“收件箱”或者“发件箱”，也可以存档整个邮件目录；

2. 设置存档的截止日期，即这个日期之前的所有邮件均会被存档；

3. 通过“浏览”按钮，创建一个邮件存档文件；

4. 最后点击下方的“确定”按钮即可。

等待操作完成，图示，存档完成，在邮箱左侧的浏览框中，可以看到刚刚存档生成的邮箱目录。并且邮箱的可用空间也变大了。

存档操作是将服务器的邮件下载到本地保存。

存档操作所需时间与待存档的邮件数量成正比，如果存档邮件很多，则可能需要等待较长时间。