确定场地。学校可供学生干部开会使用的空间资源有限，这就要求会议组织者提前与场地负责人沟通好，可以向场地负责人申请场地的备用钥匙，并提前一天提醒核实场地负责人自己所使用的时间。（以防万一该场地有重要的会议时间上相冲突，临时更换场地时间不够）。

发布通知。发布通知里面有几点注意事项：1.发布通知的时候要有尊称问好，避免简单粗暴式的直奔主题 。例如：各位学生会：大家好！很久不见，大家还好吧！2.发布通知的时候时间上要具体明确，不要简单的说明天或者仅仅通知周几。例如：明天下午3点集合开会。这个通知如果是学生第二天看到的话就有可能错过这次例会。3.发布通知后要求所有成员要收到回复，对于没有回复的成员要电话沟通核实确认。4.如果接收通知的人比较多，建议发通知的时候以接龙的形式进行发布，以免后面收到消息回复的学生忽视了通知内容，仅仅是收到。

重复提醒。组织者一定要在会议开始前在群里再次提醒一下会议时间和会议地点，加深参会者的印象，并且引起参会者的重视。例如：周四的学生会全体大会周一通知后，要在周四开会前4个小时进行重复提醒，这次可以不用回复。

场地布置。提前30分钟进入场地，确定场地参会者的座位和场地卫生，准备好会议相关的文字材料，检查大屏幕音响麦克是否正常，签到表打印好专人负责签到，如果有老师参会，要和主持人核对好老师出场顺序，确定老师是否发言并提前与老师沟通好。

讲解要求。会议开始后讲解会议要求，例如：1.所有参会者手机保持静音，中途不允许接打电话。2.部门负责人做好记录。

会议拓展。很多人认为会议结束就完事了，其实，会议结束也仅仅是下次会议的开始，如何做好会议后的跟进通知同样重要。1.做好宣传，专人采集会议照片，微博贴吧同步宣传，会议后12小时之内新闻的撰写上传。2.与主讲人沟通，是否能把课件复制到群里，更方便的让大家直观的了解会议内容，把会议纪要一并发到群里，包括会议内容、主旨、会议决议、会议精神，如果有必要，组织听会者书写心得或者制定计划。3.对会议提出的任务进行分工、跟进，做好回访，对于会议不明白进行解答。

根据开会的内容提醒参会者准备相关会议资料。

会议后的任务分工和责任划分重点跟进。